Comparação
Outsourcing ou aluguel de impressora: qual a diferença
A diferença entre outsourcing e aluguel de impressora está no que é contratado. No aluguel, ou locação de impressora, a empresa contrata o equipamento e a manutenção, com suprimentos conforme o plano. No outsourcing de impressão, contrata a gestão da impressão inteira: equipamentos, suprimentos com reposição automática, manutenção e relatórios de uso. O aluguel serve a quem tem poucos equipamentos; o outsourcing, a quem tem parque grande ou espalhado.
Outsourcing ou aluguel de impressora: o que cada um inclui
Os dois contratos tiram da empresa a compra do equipamento e o conserto, e os dois trocam investimento por despesa mensal. A diferença está no que vem além disso.
No Código Civil, o aluguel é locação de coisas (art. 565): a cessão do uso do equipamento mediante pagamento. O outsourcing soma a essa locação a prestação de serviço (art. 593), que é a gestão da impressão.
Aluguel de impressora
Equipamento, instalação, manutenção e suporte técnico, com mensalidade fixa. Os suprimentos dependem do plano: com eles na mensalidade, ou comprados à parte. Aluguel de impressora.
Outsourcing de impressão
Tudo do aluguel, mais a gestão: diagnóstico do parque, suprimentos com reposição automática, relatórios de uso por setor e redimensionamento dos equipamentos. Outsourcing de impressão.
Quando o aluguel compensa
O aluguel serve a quem tem poucos equipamentos e quer previsibilidade sem montar uma operação: o escritório com uma ou duas multifuncionais, a clínica com impressoras no balcão e no consultório, a escola com a reprografia, a pessoa física em home office, o evento de poucos dias.
O aluguel da 3EXDigital tem dois formatos: o plano com suprimentos, em que toner e peças de consumo já vêm na mensalidade, e o plano só com o equipamento e a manutenção, em que o toner é comprado à parte. A proposta mostra os dois quando faz sentido, para a empresa comparar.
Quando o outsourcing compensa
O outsourcing serve a quem tem parque grande ou espalhado e perdeu o controle do custo da impressão: empresa com várias unidades, hospital com muitos setores, órgão público, escola com várias sedes. Nesses casos, o maior ganho não é o equipamento, é saber quanto cada setor imprime e parar de comprar suprimento sem controle.
No mercado, o outsourcing costuma ser cobrado por uma franquia de páginas ou pelo volume impresso, e o aluguel por mensalidade fixa por equipamento. A proposta da 3EXDigital explica o formato de cada contrato.
Sinais de que é hora de passar para o outsourcing
Quem aluga uma ou duas impressoras raramente precisa de outsourcing. O aluguel dá conta, e a gestão de um parque pequeno cabe na rotina de qualquer escritório. Os sinais de que o parque passou desse ponto são outros:
Toner de várias marcas
O almoxarifado guarda cartuchos de modelos diferentes, e sempre falta o da impressora que parou.
Conserto sem controle
Cada setor chama um técnico diferente, e ninguém sabe quanto se gasta com conserto no ano.
Impressora parada
Há equipamentos que quase não imprimem ao lado de outros sobrecarregados, sem que ninguém perceba.
Custo desconhecido
A empresa não sabe quanto imprime por mês nem quanto isso custa, em preto e em cor.
Locação de impressora e outsourcing com a mesma empresa
A 3EXDigital oferece os dois, com os mesmos equipamentos Konica Minolta bizhub, Xerox e de outras marcas e a mesma assistência técnica, autorizada Konica Minolta e Xerox. Muitas empresas começam pela locação de impressora e passam ao outsourcing quando o parque cresce, sem trocar de fornecedor nem de equipamento, só de contrato.
Para comparar, o primeiro passo é o mesmo: dizer quantos equipamentos a empresa tem, quanto imprime e onde. Veja também o aluguel de multifuncional e o aluguel de impressora no DF.
Aluguel e outsourcing
Aluguel por segmento
Perguntas sobre outsourcing ou aluguel de impressora
Qual a diferença entre outsourcing e aluguel de impressora?
No aluguel, a empresa contrata o equipamento e a manutenção, com suprimentos conforme o plano. No outsourcing, contrata a gestão da impressão inteira, com suprimentos de reposição automática, relatórios de uso e redimensionamento do parque.
Outsourcing ou aluguel de impressora: qual é mais barato?
Depende do tamanho do parque. Para poucos equipamentos, o aluguel costuma ser mais simples e mais barato. Para parque grande ou espalhado, o outsourcing tende a reduzir o custo total, porque controla o suprimento e o volume de cada setor.
Locação de impressora é a mesma coisa que outsourcing?
Não. Locação de impressora é o mesmo que aluguel: equipamento e manutenção. Outsourcing é a gestão completa da impressão, que inclui a locação dos equipamentos e vai além dela.
Dá para começar pelo aluguel e passar para o outsourcing?
Dá. A 3EXDigital oferece os dois com os mesmos equipamentos e a mesma assistência técnica, e muitas empresas fazem essa passagem quando o parque cresce.
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