Distrito Federal
Aluguel de scanner no DF
A 3EXDigital faz aluguel de scanner no DF, com scanners de documentos de mesa e de produção instalados em todas as regiões administrativas do Distrito Federal. A locação atende órgãos públicos, clínicas, escritórios e empresas com uma ou várias unidades que montam o arquivo digital, e inclui instalação, manutenção e suporte técnico a partir da sede no Guará II.
Aluguel de scanner no DF, onde o papel está
O aluguel de scanner no DF leva o equipamento até o papel, e não o contrário. Em vez de transportar caixas de documentos de uma unidade para outra, cada endereço digitaliza o próprio arquivo, com o scanner instalado no setor que guarda os documentos.
A instalação e a manutenção partem da sede da 3EXDigital, na Rua 19, Lote 12, Polo de Modas, Guará II, para todas as regiões administrativas do Distrito Federal.
Arquivo digital para órgãos e empresas
A Lei 12.682/2012 trata do arquivamento de documentos em meio eletrônico, e o Decreto 10.278/2020 define os requisitos para o documento digitalizado valer como o original. Para órgão público e empresa com muito papel, isso abre caminho para o arquivo digital, com menos espaço físico ocupado por caixas.
Órgão com protocolo em várias regiões, rede de clínicas com prontuário em cada unidade e escritório com filial ganham com o mesmo modelo de scanner em todos os endereços: a configuração, o destino dos arquivos e o treinamento da equipe são iguais. O arquivo digitalizado em Taguatinga fica disponível, na hora, para quem trabalha no Plano Piloto.
Projeto de digitalização de acervo
Digitalizar um acervo acumulado é mais organização do que escaneamento. Antes de ligar o scanner, vale fazer o inventário das caixas, definir a ordem e o nome dos arquivos e separar o que precisa ser guardado e por quanto tempo, seguindo a tabela de temporalidade do órgão ou da empresa.
Na preparação, grampos e clipes saem das folhas, porque danificam os rolos e as guias do scanner. Depois da digitalização, a conferência por amostragem verifica se as imagens estão legíveis e completas antes de o papel seguir para a guarda ou o descarte permitido.
Com o fluxo definido, o scanner de produção alugado trabalha no ritmo da equipe, e o período do contrato é dimensionado pelo tamanho do acervo. Acervo espalhado em várias unidades pode ter um scanner em cada uma, digitalizando ao mesmo tempo, em vez de transportar caixas pelo Distrito Federal.
Digitalização no dia a dia e por projeto
No dia a dia, scanners de mesa na recepção e no protocolo digitalizam o documento assim que ele chega, e o papel volta ao interessado ou segue para a guarda. Por projeto, scanners de produção digitalizam o acervo acumulado em um período combinado.
Para quem também imprime muito em cada unidade, a multifuncional digitaliza e imprime no mesmo equipamento, e o outsourcing de impressão reúne tudo num contrato só.
Locação de scanner no DF: como funciona
Scanner de documentos não usa toner. O contrato de aluguel cobre o equipamento, a manutenção e o suporte técnico, e a troca dos rolos de alimentação, que são a peça de desgaste do scanner, entra conforme o plano combinado na proposta.
Em qualquer região, a locação segue estas etapas:
- Conversa pelo WhatsApp sobre o volume de folhas, o tipo de documento e o sistema que vai receber os arquivos
- Dimensionamento do scanner, de mesa ou de produção, e do período do contrato
- Proposta com a mensalidade e o que está incluído
- Instalação, configuração do driver e do destino dos arquivos e orientação da equipe
- Manutenção, troca de rolos e suporte técnico durante o contrato
Outros equipamentos e serviços
A visão geral está no aluguel de impressora em Brasília.
Aluguel por segmento
Aluguel de impressora por local
Perguntas sobre aluguel de scanner no DF
Vocês fazem aluguel de scanner em todo o DF?
Fazem. Os scanners de documentos são instalados em todas as regiões administrativas do Distrito Federal, com manutenção e suporte técnico a partir da sede no Guará II.
Órgão público pode alugar scanner?
Pode. A 3EXDigital participa de licitações, e a digitalização costuma entrar junto com a impressão nos contratos de outsourcing de impressão para órgãos públicos.
Dá para ter scanners em várias unidades num contrato só?
Dá. Os scanners de todas as unidades entram num contrato, com a mesma configuração e um canal único de suporte.
A locação de scanner no DF inclui a troca dos rolos?
Os rolos de alimentação são a peça de desgaste do scanner, e a troca entra conforme o plano combinado na proposta, junto com a manutenção e o suporte técnico.
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