Outsourcing de Impressão: como sua empresa pode reduzir custos e ganhar eficiência

Terceirizar a gestão de impressão é uma das decisões mais inteligentes que um gestor pode tomar. Entenda por quê.

Manter impressoras funcionando dentro de uma empresa parece simples, até que uma delas para no meio de um prazo importante. Aí vêm as perguntas: quem chama o técnico? Onde está o toner reserva? Qual é o custo real disso tudo?

É exatamente para responder a essas perguntas, e eliminá-las do dia a dia da sua equipe, que existe o outsourcing de impressão.

O que é outsourcing de impressão?

Outsourcing de impressão é a terceirização completa da gestão de documentos físicos de uma empresa. Em vez de comprar equipamentos, gerenciar suprimentos, contratar técnicos e controlar gastos de forma isolada, você entrega tudo isso para uma empresa especializada e paga um valor fixo por página impressa.

Simples assim.

Por que cada vez mais empresas estão adotando esse modelo?

A resposta está nos números. Estudos apontam que empresas que não gerenciam ativamente seus custos de impressão gastam, em média, de 1% a 3% do faturamento com essa atividade, sem nem perceber. O outsourcing transforma esse gasto invisível em um custo previsível, controlado e, na maioria dos casos, significativamente menor.

Além da economia, há outros ganhos importantes:

Sem preocupação com manutenção. Quando o equipamento apresenta algum problema, é responsabilidade da empresa contratada resolver, com agilidade e sem custo adicional.

Suprimentos sempre disponíveis. Acabou o toner? A reposição já está prevista no contrato. Sua equipe não precisa parar para resolver isso.

Equipamentos sempre atualizados. No modelo de outsourcing, os equipamentos são renovados periodicamente, garantindo tecnologia de ponta sem necessidade de novo investimento.

Relatórios e controle de uso. É possível saber exatamente quem imprimiu, quanto e quando, um dado valioso para reduzir desperdícios.

Para quais empresas o outsourcing faz sentido?

Para praticamente todas. Escritórios de advocacia, clínicas e hospitais, órgãos públicos, escolas, construtoras, indústrias, qualquer organização que dependa de documentos no dia a dia se beneficia desse modelo.

Quanto maior o volume de impressão, maior o impacto positivo. Mas mesmo empresas de pequeno e médio porte encontram no outsourcing uma forma de profissionalizar a gestão e eliminar gastos desnecessários.

Como funciona na prática?

O processo começa com um diagnóstico. A 3EXDigital analisa o perfil de uso da sua empresa, volume de impressão, tipos de documentos, número de equipamentos e distribuição por setores, e propõe uma solução personalizada.

A partir daí, os equipamentos são instalados, os suprimentos são gerenciados e o suporte técnico é garantido. Você recebe um relatório periódico e paga apenas pelo que usar.

Conclusão

Outsourcing de impressão não é só uma tendência, é uma decisão estratégica. Empresas que adotam esse modelo ganham previsibilidade financeira, mais tempo para o que realmente importa e a segurança de ter especialistas cuidando de uma área que, apesar de parecer simples, pode custar muito caro quando mal gerenciada.

Quer saber quanto sua empresa pode economizar? Entre em contato com a 3EXDigital e solicite um diagnóstico gratuito.